9 wichtige Punkte, die in keiner Rechnung fehlen dürfen

Rechnungen schreiben – immer noch besser, als Rechnungen zu bekommen, oder? 😉 Ich zeige dir auf, welche Punkte auf jeden Fall in deiner Rechnung enthalten sein müssen, damit sie auch „gültig“ ist.

Ich hätte damals in meiner Ausbildung zur „Assistentin für Fremdsprachen und Korrespondenz“ niemals gedacht, dass ich mal das Wissen brauchen würde, wie ich eine formkorrekte Rechnung schreibe. Mittlerweile bin ich ganz froh, dass ich eine kaufmännische Ausbildung (plus ein Studium mit Marketingschwerpunkt) gemacht habe, weil es mir in meiner Selbstständigkeit schon viel geholfen hat.

Die meisten (Hobby-)Autoren bekommen eher Rechnungen als dass sie welche schreiben, aber spätestens beim Reverse-Charge-Verfahren (für alle, die umsatzsteuerpflichtig sind und E-Books ins Ausland verkaufen) kommt die Frage auf, wie man eigentlich eine Rechnung schreibt.

Tatsächlich müssen gewisse Bestandteile enthalten sein, um aus einem beschriebenen Blatt Papier eine Rechnung zu machen. Diese sind in § 14 des Umsatzsteuergesetzes geregelt.

Muss ich eine Rechnung stellen?

Das genannte Gesetz besagt, dass eine Rechnung binnen 6 Monate erstellt werden muss, wenn ein Unternehmer (oder Freiberufler) an einen anderen Unternehmer (oder Freiberufler) Leistung erbringt.

Verkaufst du z.B. ein Taschenbuch postalisch an eine Privatperson, gibt es keine Zeitangabe, wann die Rechnung gestellt werden muss.

Absender und Empfänger

Wer verschickt die Rechnung und an wen geht sie? Hier müssen der Name beider Personen (bzw. die Firma) sowie die postalischen Adressen genannt werden. Es gibt Sonderregelungen für Kleinbeträge (bis 150 EUR), die besagt, dass in diesem Fall nur der Name des Leistungserbringers (also von dir) auf der Rechnung zu finden sein muss.

(Umsatz-)Steuernummer

Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, bekommst du eine Umsatzsteueridentifikationsnummer (UStID) vom Bundeszentralamt für Steuern. Die (oder wahlweise deine normale Steuernummer) muss auf jeder Rechnung zu finden sein. Wenn du nicht umsatzsteuerpflichtig bist, beispielsweise weil du Kleinunternehmer bist, dann gib deine Steuernummer an.

Rechnungsdatum

Wann wurde die Rechnung ausgestellt?

Fortlaufende Rechnungsnummer

Du kannst deine Rechnungen mit „001“ beginnen und das Datum anfügen: Rechnung 001-2016.
Die Rechnungsnummer muss eindeutig vergeben sein, also nicht jedes Jahr wieder „001“ schreiben, sondern das Jahr anfügen – oder gleich fortlaufend nummerieren.

Das Wort „Rechnung“

Ich glaube, das ist kein gesetzlich vorgegebener Punkt, aber ich habe in der Ausbildung gelernt, dass klar hervorgehen muss, ob es sich bei dem vorliegenden Papier um ein Angebot, eine Bestellung, einen Lieferschein oder eine Rechnung handelt. Du bist also auf der sicheren Seite, wenn du das Wort irgendwo verwendest.

Bezeichnung des Verkaufsgegenstandes und Menge

Über was wird hier überhaupt eine Rechnung erstellt? Benenne das Produkt oder die Dienstleistung und schreibe die Menge auf (kann auch Anzahl an Stunden sein).

Zeitpunkt der Lieferung

Wann wurde die Lieferung ausgeführt, bzw. wie lautet das Versanddatum? Man muss hier nicht genau den Tag angeben, aber den Monat (ein Muss für Rechnungen über 150 EUR – Danke an ThatYvo für die Anregung).

Rechnungsbetrag

Natürlich muss auch der Betrag irgendwo stehen. Es muss ersichtlich sein, wie hoch der Netto- und wie hoch der Bruttobetrag ist, daher ist gängige Praxis, die Nettopreis anzugeben und am Ende die Mehrwertsteuer draufzuschlagen (in Deutschland derzeit 19 %, Österreich 20 %, Schweiz 8 % – ACHTUNG: bei Taschenbüchern gilt der ermäßigte Satz von 7 %, bzw. 10 % in Österreich und 2,5 % in der Schweiz).

Als Kleinunternehmer entfällt für dich ja die Mehrwertsteuer/Umsatzsteuer – das muss auf der Rechnung unbedingt ausgewiesen werden, damit klar ersichtlich ist, dass es sich bei dem Betrag um den Netto-Betrag handelt. Schreib einfach so etwas wie „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 (1) UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ unter deine Auflistung.

Rabatte oder Skonto

Falls sich der Endpreis irgendwie vermindert, muss das auf der Rechnung angegeben werden. Manchmal gibt es ja einen Nachlass (Skonto), wenn beispielsweise schneller bezahlt wird als üblich, oder der Empfänger erhält einen Rabatt. Diese Angaben dürfen ebenfalls nicht fehlen.

Das war es eigentlich. Diese Dinge sollten auf jeden Fall bei einer Rechnung enthalten sein.

Praxistipp

Der liebe Andreas Adlon hat auf Facebook angemerkt, dass es natürlich sinnvoll wäre, deine Kontodaten auf der Rechnung mitzuteilen, damit der Empfänger auch weiß, wohin er überweisen soll. Insbesondere wenn du, wie ich letztes Jahr, sowohl gewerbliche als auch freiberufliche Tätigkeiten ausübst, die auf getrennten Konten verbucht werden, ist es wichtig, das richtige Konto anzugeben!

„Ich bin zu faul, mir eine Vorlage zu erstellen“

… oder welche Ausrede auch immer du brauchst, um möglichst wenig Arbeit zu haben: Bei rechnungen-muster.de findest du einen sehr einfachen Weg, um Rechnungen zu schreiben und du kannst dir sicher sein, dass alles wichtige drin ist.