Mit diesen 5 Tricks arbeitest du effizienter

Organisation und Kreativität scheinen sich manchmal ja auf den ersten Blick auszuschließen, in Wahrheit gehören sie aber enger zusammen, als du meinst. Ein freier Schreibtisch kann die Kreativität besser ankurbeln als ein zugesteller, bei dem dein Unterbewusstsein Dutzende „To Dos“ wahrnimmt. In diesem Gastartikel zeigt dir Josefine 5 Möglichkeiten auf, wie du effizienter arbeiten und deine Projekte organisieren kannst.

 

Von Josefine Gottwald

 

5 Tricks für effizienteres Projektmanagement

 

Bist du auch noch dabei, dein Leben zu „entstapeln“? Ballast auf dem Schreibtisch kann nicht nur aufhalten, sondern auch deine Kreativität blockieren. Vielleicht hast du das eine oder andere schon ausprobiert und bist gescheitert – wie ich. Darum zeige ich dir heute, wie du deine Projekte clever und inspirierend managen kannst.

 

Der Schrecken der Muse: To-Do-Listen

 

Mögen sie lang und länger werden! Aufgaben zu notieren erleichtert das Gedächtnis, doch die Kreativität stellt sich manchmal quer: Jedes „To Do“, was du dir notierst und vorher noch Spaß machte, verwandelt sich in eine Verpflichtung und wird plötzlich prokrastinierend umgangen. Um dem Effekt auszuweichen, gibt es zwei Tricks, mit denen du dich selbst motivieren kannst:

 

Trick 1 – Das Arbeitstagebuch

 

Anstatt zu notieren, was bei mir noch ansteht, bin ich dazu übergegangen, mir aufzuschreiben, was ich schon alles geschafft habe. Als „Schriftarbeiter“ oder „virtuell Tätiger“ kann man nicht wirklich sehen, was man an einem Tag „produziert“ (außer man druckt alles aus), darum gibt es bei mir lange Listen der kleinen erreichten Ziele, die inzwischen eigene Bücher füllen.

So ein Arbeitstagebuch benutzen einige Autoren zum NaNoWriMo, um sich geschriebene Wörter und Tagessoll zu notieren. Du kannst es auch mit einem Tagebuch im eigentlichen Sinne zum Niederschreiben störender Gedanken kombinieren, das reinigt den Kopf zusätzlich (Buchtipp dazu: Julia Cameron: „Der Weg des Künstlers*“).

Ach so: Wenn dir etwas Wichtiges einfällt, kannst du es natürlich trotzdem für später notieren. Wichtig ist die lückenlose Dokumentation, und erlaubt ist alles, was die Gedanken befreit.

Übrigens sind selbst gebastelte Tagebücher besonders wertvoll und motivierend – oder aber etwas teurere, ganz nach „Simplify your Life“: Je mehr Aufwand du investierst, desto wertvoller wird dir der Platz. Spaß inspiriert, also tu es mit Freude!

 

Trick 2 – Das Mini-To-Do mit 3 Aufgaben

 

Gib der Prokrastinierung keine Chance! Schalte das Internet aus (dafür gibt es Tools wie „Freedom“) und beginne mit dem, was du schon seit Tagen aufschiebst. Schreibe es oben auf ein kleines Kärtchen (eine Vorlage findest du hier).

Erstens: Eine Aufgabe, die heute auf jeden Fall schaffbar ist. Darunter noch eine kleinere, so könnte das aussehen:

1. 500 Wörter Rohfassung
2. Notizen zur Illustration

Die zweite Aufgabe könnte eine Mail an deine Lektorin oder das Bestellen von Büromaterial sein – in jedem Fall ist sie nicht die wichtigste, aber verschieben solltest du sie trotzdem nicht (sonst stapeln sich bald die Kärtchen).

Mein Tipp:
Arbeite immer mit Rohfassungen, egal ob du ein Exposé schreibst oder die Steuererklärung; mache deine Schritte klein, aber mache viele. Durch die knappe Pflicht-Liste wird deine Kür umso ausführlicher. Nimmst du dir zum Beispiel 500 Wörter am Tag vor, schreibst du schnell mal mehr als tausend. Nimmst du dir aber tausend vor, quälst du dich und bist hinterher schnell unzufrieden. Das tut deiner Muse nicht gut.

Und was ist Punkt drei? Wenn du Job und Familie hast: Gönn dir ein bisschen Alltag! Platz drei darfst du ruhig für „Wäsche aufhängen“ oder „Kinderschuhe kaufen“ reservieren. Genauso gut könnte es aber auch eine Tätigkeit sein, die dir besonders Spaß macht – manchmal muss man sich sogar zur Belohnung zwingen … Du findest deinen eigenen Flow! Aber es ist schön, für Pflichten, die man sowieso voraussetzt, mal etwas abstreichen zu dürfen. Punkt 1 ist ja morgen wieder dran!

Du meinst, drei Punkte sind zu lahm? Das dachte ich auch immer. Aber dann habe ich angefangen die Kärtchen zu sammeln (man könnte sie auf einen Quittungsspieß stecken …) – und jetzt sehe ich, wie kontinuierlich ich an meinen Büchern arbeite. Es ist vielleicht nur ein kleiner Schritt, aber dafür jeden Tag. Und irgendwann ist der Berg geschafft, und du hast es gar nicht gemerkt.

 

Trick 3 – Der Projektplan

 

Das ist dir schon längst eingefallen? Okay, überspring den Punkt! Ansonsten ist jetzt die Zeit zum Planen. Du solltest deine Jahresübersicht hernehmen oder den Müllkalender entführen: Das nächste Halbjahr ist an der Reihe.

Überlege genau: Welche Aufgaben willst du zwingend am Stück bearbeiten? Was kann eine Nebenaufgabe sein, auf die du zum Beispiel warten musst (Lektorat, Coverdesign) – plane auch die Blöcke mit ein! Wenn du wie ich bist, wirst du feststellen, dass du dich regelmäßig übernimmst. Aber mit System und guter Kalkulation minimierst du deine Risiken.

Willst du in kurzen Abständen veröffentlichen, ist die Zeit besonders knapp: Alle Beteiligten müssen organisiert und mit Puffer eingeplant werden. Was kannst du in der Zeit machen? Hältst du deine Deadlines auch? Wann ist eine gute Zeit für Lesungen oder Brainstorming für neue Projekte? Wann kannst du in Ruhe Werbemittel gestalten oder deine Website überarbeiten? Leser in Leserunden betreuen? Du hast die Zeit, nimm sie dir für die richtigen Dinge!

Trage dir auch Messen, Workshops und Events ein und denke daran, dass du im Vorfeld weniger Luft haben wirst. Dafür kommst du vielleicht umso motivierter zurück, aber ich würde dir immer raten, lieber locker zu planen.

Tipp: Unsere Kollegin Tinka Beere hat einen Schreibkalender für 2018 entworfen, den du dir hier ansehen kannst. Dort sind bereits Messetermine vorgeschlagen und es gibt genügend Platz für deine Planungen.

 

Trick 4 – Die Prioritätenfächer

 

So fächern wir den Stapel hinfort! Mir hat diese Entwicklung unwahrscheinlich geholfen, nicht nur meinen Tisch, sondern auch meine Gedanken frei zu bekommen.

Erst dachte ich, ich brauche fünf Fächer: Für jeden Tag in der Woche eins – am besten als geschlossene Schublade. Damals bekam ich aber nur Kästen mit drei Schubladen, also probierte ich es erst mal so. Heute finde ich: Bleib lieber bei drei, denn je mehr Ausweich-Möglichkeiten es gibt, desto mehr versandet im Nirgendwo …

 

Fach 1: Heute

 

Der oberste Schieber heißt „Heute“, auch wenn das nicht immer stimmt. Wenn du Post bekommst, tust du die Briefe da rein. Du kannst sie beim nächsten Durchgang öffnen.

Musst du dringend Dokumente ausfüllen, nimm sie von deinem Tisch und leg sie dort ab – mach zuerst das To Do. Wenn du Bücher zu verpacken oder einen Anruf zu tätigen hast, suche eine stellvertretende Notiz, die du darin ablegen kannst, zum Beispiel deine Rechnung oder ein vorbereitetes Telefonprotokoll, das dich daran erinnert. Fach 1 beinhaltet alles, was am besten sofort gemacht werden muss, auch wenn du das natürlich nicht kannst.

Doch du hältst den Schieber geschlossen. Schau jeden Tag in Fach 1 hinein, versuche aber immer, es zu leeren, bevor du Fach 2 öffnest – darin darf nichts Dringendes sein. Das Gefühl ist einfach nicht zu beschreiben, wenn du nach Tagen endlich den Boden siehst!

 

Fach 2: Diese Woche

 

Fach 2 heißt „Diese Woche“, dort kommt alles hinein, was auf den nächsten To Dos stehen könnte. Du wirst nicht sterben, wenn du die Exposé-Überarbeitung oder den Klappentext heut noch nicht schaffst – halte Fach 1 so leer, wie es geht. In die 2 können Rechnungen für Geldeingänge, auf die du wartest, oder Texte, die zu überarbeiten sind. Es ist ein Fach, was ein wenig „wartet“. Manchmal arbeitet es sogar selbst. Wenn dein Fach 1 scheinbar nie leer wird, schaue hier trotzdem einmal pro Woche rein.

 

Fach 3: Bei Bedarf

 

Fach 3: Das „Bedarfsfach“. Hier legst du Preislisten für Lektorate, deinen Projektplan (wenn er nicht an der Wand hängt) hinein, alles, wo du regelmäßig nachsehen musst, oder was du später noch ablegen willst. Es ist ein Fach, was nicht „brennt“ und oft schon erledigt ist – entrümpele es mindestens einmal im Monat.

 

Trick 5 – Die Schatzkiste

 

Hast du dich schon gefragt, was du mit all den plötzlich auftretenden Ideen (Plot-Bunnys) tun sollst, die ständig über deinen Schreibtisch hoppeln? Die Lösung ist einfach: Hinfort damit! Aber nicht irgendwo hin, sondern in eine Schachtel (meine hat die Form eines Buchs). Nennen wir sie den „Bunny-Stall“.

Jede Idee, die während meiner Rohfassung meine Gedanken ablenken will, kommt (sofern sie nicht direkt umgesetzt wird) in diese Schachtel hinein – wichtig: Den Deckel schließen, am besten mit einem Vorhängeschloss! 😉

Hänge ich später bei der Überarbeitung und brauche noch etwas Originelles oder konzipiere ich gerade ein neues Projekt, wird die Kiste zur Hand genommen und dann ganz bewusst bearbeitet. Weil du viele Ideen so schnell vom Tisch gewischt hast, fühlt sich das wie eine Schatzsuche an.

Mit Briefumschlägen kannst du die Ideen, die dich gerade ablenken, weiter in Kategorien sortieren, und später hast du sie bei der Hand. Bitte tu das aber während der „Entdecken“-Phase, nicht beim „Vergraben“ der Ideen!

Als Fantasy-Autorin habe ich Kuverts für exotische Wesen, Namen, Waffen, Rituale, Heraldik oder Numismatik. Die Namen kannst du dann weiter nach Kulturkreis sortieren – und so weiter und so fort (du siehst, ich bin ein Konzept-Mensch …).

Als Liebesroman-Autorin hast du vielleicht eine Liste romantischer Songs in einem Umschlag für Liebes-Erlebnisse. Woanders sammelst du Gründe für Streit, Charaktermerkmale oder Orte, an die man reisen könnte. Du kennst deine Bunnys am besten!

Statt der Umschläge funktionieren vielleicht auch Trenner, so wie in Fotoboxen, aber: Mit verschlossenen Kisten und Kuverts erhältst du dir den Effekt, dass etwas neu und spannend ist. Nicht umsonst erledigt sich eine spontan zwischengeschobene Tätigkeit wie von selbst, während die To-Do-Liste irgendwo einstaubt. Die Überraschung beflügelt die Kreativität, das funktioniert sogar bei so unliebsamen Dingen wie der Steuererklärung.

Je öfter du deinen „Filter“ auf diese Art leerst, desto freier wird dein Kopf für die Eingebungen sein, die deine Bücher wirklich genial machen. Die Stapelei muss verschwinden, denn sie behindert deine Entwicklung.

Also, auf geht’s: Entrümpele deine Gedanken und schaffe Platz für kreative Energie!

Viel Erfolg!

Deine Josefine

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Josefine Gottwald wohnt in der Nähe von Dresden, veröffentlicht seit 2003 Romane und Storys im AllAge-Bereich und schrieb unter anderem einen Autorenratgeber. Daneben arbeitete sie während der letzten Jahre im Marketing und im Kulturjournalismus. Aktuell leitet sie Autorenworkshops und schreibt unter anderem Drehbücher für das ZDF.

Josefine im Web: www.schreibtisch-am-meer.de und www.josefinegottwald.de

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Vielen lieben Dank an die liebe Josefine für die Bereitstellung dieses Artikels! Ich hoffe, du konntest dir die eine oder andere Idee abgucken und hast schon einen Plan, um deinen zukünftigen Arbeitsalltag etwas optimaler zu gestalten 🙂

Hast du selbst weitere Organisationstipps für das Autorenleben? Ab damit in die Kommentare!

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